03 当前基层单位档案工作常见问题
1.管理体制问题
2.机构人员问题
3.监督指导问题
4.基础设施问题
5.业务建设问题
6.信息化建设问题
7.社会化服务问题
8.安全管理问题
国 家 档 案 局 令
第 13 号
《机关档案管理规定》已经国家档案局局长办公会议审议通过，现予公布，自2019年1月1日起施行。
机关档案管理规定
目 录
第一章 总 则
第二章 机构和人员
第三章 基础设施
第四章 管理要求
第一节 一般规定
第二节 形成与收集
第三节 整理与归档
第四节 保管与保护
第五节 鉴定与损毁
第六节 利用与开发
第七节 统计与移交
第五章 信息化建设
第六章 奖励与处罚
第七章 附 则
1.管理体制问题
常见问题：
单位领导主体责任意识不强，档案法制意识薄弱；单位档案工作缺乏必要经费；乡镇对行政村档案工作缺乏有效管理等。
2.机构人员问题
常见问题：
单位没有档案机构；档案工作网络不健全，认为档案工作就是档案员的事；档案工作人员临聘较多；档案工作人员培训不够，专业能力不足。
单位负责人
档案工作协调机制 部门负责人
机关档案部门 档案工作机构
档案工作负责部门
档案工作网络 专兼职档案工作人员
指定人员
3.监督指导问题
常见问题：
对下属单位和行业系统缺乏监督指导；监督检查的内容、方式不明确等。
机关、团体、企业事业单位和其他组织对所属单位的档案工作实行监督和指导。
中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的档案业务工作。（9）
档案主管部门对机关、团体、企业事业单位以及其他组织下列情况进行检查。（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；（三）档案工作人员管理情况；（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况;（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；（六）对所属单位等的档案工作监督和指导情况（42）
档案主管部门可以检查有关库房、设施、设备，查阅有关材料，询问有关人员，记录有关情况。（43）
4.基础设施问题
常见问题：
档案库房不独立；库房承重不符合要求；必要的设施、设备未配备，没有温湿度调控设备；消防系统不符合档案管理要求；安防系统不符合要求；档案装具不符合要求等。
（1）档案用房类型：库房一定要独立
办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房
（2）档案库房面积：底限是15m2
（档案存量+年增长量x存放年限）x60m2/万卷（或10万件）测算。档案数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面积按15m2测算。
(3)档案库房承重：8kN/m2
库房采用密集架的，楼面局部活荷载标准值不应小于8kN/m2或按档案装载情况相应增加。（JGJ25-2010要求12kN/m2）
（4）档案用房选址
集中布置，自成一区；
防潮、防火、避免阳光直射；
库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层；
库房不得毗邻水房、卫生间、食堂、变配电室、车库等
（5）档案装具：
密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等；
不得采用木质柜、玻璃门柜等
（6）温湿度系统：
档案库房应当配备温湿度检测调控系统；
保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气，空气净化设备
（7）消防系统：
可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备；库房安装甲级防火门。
（8）安防系统：
库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施；
可选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、电子巡查等安全防范系统。
5.业务建设问题
常见问题：
单位 存在问题
档案没有集中统一管理
档案收集种类不齐全，照片 档案数量较少
档案未及时归档整理
全宗卷未建
保管期限表未制订
档案整理不规范
档案未及时向档案馆移交
档案统计混乱，家底不清
业务处室档案不移交
直接形成的对国家和社会具有保存价值的材 料 ，应当纳入归档范围。（13）
应当归档的材料定期向本单位档案机构或者 档案工作人员移交，集中管理。（14）
机关、团体、企业单位和其他组织定期向档 案馆移交档案。（15）
机关、团体、企业单位和其他组织发生机构 变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规 定向有关单位或者档案馆移交档案。（16）
涉及国家秘密的档案的管理和利用，密码的 变更和解密，应当依照有关法律法规办理。 （20）
馆藏方案的开放审核，由档案馆会同档案形 成单位或移交单位共同负责。尚未移交进馆 档案的开放审核，有档案形成单位或者保管 单位负责，并在移交是附具意见。（30）
属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆 或者有关机关公布。（32）
（1）全宗管理
单位全部档案构成一个全宗。应当建立并 定期完善全宗卷。全宗卷包含全宗背景、档 案状况、工作制度、管理记录等内容。
单位档案管理应当做到收集齐全完整，整理 规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时， 利用简捷方便，开发实用有效。
（2）集中统一管理
机关的全部档案应当集中、统一管理
（3）收集范围
在日常公务活动中形成的；设立临时机构 处理专项工作形成的；承担重大项目形成 的；下属机构撤销形成的；向社会和个人征 集的归档文件材料。
（4）保管期限表
应当限制本单位文件材料归档范围和档案 保管期限表，经同级档案主管部门审查同意 后施行。机关内部机构或工作职能发生变化 时应当及时修订，经重新审查同意后施行。 机关所属机构文件材料归档范围和档案保管 期限表报机关审查同意后施行。
（5）整理要求
制定统一的档案分类方案；应当逐卷或逐 件编制档号；应当编制检索工具；归档文件 材料应当为原件。
（6）归档时间
机关档案经文书或业务部门整理完毕后， 应当在第二年6月底前向机关档案部门归档； 采用办公自动化或其他业务系统的，应当随 办随归。归档时间有特殊规定的，从其规 定。
（7）解密审核
《国家秘密解密暂行办法》（国家保密局 2020年6月28日印发）
第四条 机关、单位应当定期审核所确定的 国家秘密，建立保密期限届满提醒制度，对 所确定的国家秘密，在保密期限届满前，及 时做好解密审核工作。
机关、单位应当建立建全与档案管理、信 息公开相结合的解密审核工作机制，明确定 密责任人职责和工作要求，做到对所确定的 国家秘密保密期限届满前必审核、信息公开 前必审核、移交各级国家档案馆前必审核。
第十条 对拟移交各级国家档案馆的属于国 家秘密的档案、机关、单位应当按照本办法 做好解密审核工作。
（8）鉴定销毁
经鉴定可以销毁的档案，应当按照以下程序销毁。
（一）机关档案部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准；
（二）机关分管档案工作的单位责任人、办公厅（室）负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上的签署意见。
（三）机关档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销，监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章，销毁清册应当永久保存。
（9）开发利用
积极开展档案利用工作，建立建全档案利用制度；单位保管的档案对外提供利用的，本单位负责人批注；利用档案应当履行查阅手续，进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。
积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集、以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式。
（10）统计工作
对档案进行统计并建立台帐，包括基本登记和综合统计。
基本登记：档案状况登记（总登记簿、目录）、档案工作状况登记（工作日志、档案利用登记簿、档案利用效果登记簿、人员进出库房登记簿、档案出入库房登记簿、档案清点检查登记簿、库房温度登记簿等）；
综合统计：人员、数量、利用、设施设备、数字档案室建设、信息化建设、档案业务社会化服务等情况
按要求编制报送档案工作情况统计年报。
（11）档案移交
按规定定期向统计国家综合档案馆移交档 案、移交时，应同时移交检索工具、编严成 果。传统载体档案的数字复制件应当与档案原 件一并提交。
移交前，做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。
按规定做好本单位及所属机构撤销合并过程中的档案处置工作。
6.信息化建设问题
常见问题：
信息化水平不高，无档案软件或OA无归档功能；传统载体档案数字化工作未开展；电子档案的效力问题等。
采用先进技术，实现档案管理的现代化。（19）
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。（35）
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理系统建设，与办公自动化系统，业务系统等相互衔接。（36）
7.社会化服务问题
常见问题：
中介服务管理较乱，服务质量参差不齐。
机关、团体企业事业单位以及其他组织委托 档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务 的，应当与符合条件的档案服务企业签订委 托协议，约定服务的范围、质量和技术标准 等内容，并对受托方进行监督。（24）
（1）纳入监督检查范围
（2）限定范围
（3）信用评价
8.安全管理问题
常见问题：
应急处理能力较弱，安全保管条件不高等。
（1）档案保管条件
（2）定期检查
（3）应急演练
