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（二）数码照片档案整理

按《数码照片归档与管理规范》DA/T50-2014整理

1、归档要求

2、分类和排列

3、编号

编号的过程是对数码照片文件进行重命名和确定归档数码照片好的过程。

4、编目

（三）磁性载体档案整理

包括磁带、录音带、磁盘

1、磁性载体文件归档

2、磁性载体文件整理编目

归档的盘带必须贴标签，标注编号、档号、形成日期、密级等。

（四）、实物档案管理

数量较多的可将实物档案按载体形式分类，即奖状类、奖牌类、证书类、礼品等，每一类再按事件顺序编号。

编制目录

注明档号：荣誉实物名称、颁发机关、颁发时间，保管期限、存放地点及有关档案的参件号等。

（五）、印章档案管理

（一）照片档案整理

按《照片档案管理规范》GB/T11821-2002整理

1、三个照片构成；

三个部分：底片、照片和说明

三个要素：说明是必备的要素

2、照片档案的整理要求

照片和底片应该分开存放、

照片的底片应单独整理并存放在专门制作的底片册里。

通过系统编号，保持有机联系，便于查找和利用。

底片的整理

照片的整理

照片的说明填写

文字说明的编写

行政处罚案件档案整理

1、分类

（1）简易程序行政处罚案件档案

（2）一般程序行政处罚案件档案

2、组卷

（1）简易程序--每50个案件组成一卷

（2）一般程序--一案一卷

3、排列、编号、编制卷内目录

（四）拟定（修订）立卷类目

立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档的类目表。

国家邮政局机关归档文件类目表

一、综合司

（一）秘书处

1、党中央、国务院对国家邮政局的重要批示、指示；（永久）

2、国家邮政局党组会议、局务会议、局长办公会议、局领导主持召开的专题办公会议的记录、纪要：（永久）

3、秘书处起草的局领导讲话及重要文件和报告；（30年）

4、全国邮政局局长会议文件材料；（30年）

（二）综合调研室

1、负责起草的局领导重要讲话及有关文件材料；（30年）

2、上报党中央、国务院领导同志及给国务院相关部位的专题报告；（永久）

4、《邮政政务信息》等资料：（10年）

（五）、平时归卷

按照当年拟定（或修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完的文件材料类目、归卷（或组卷）目的是加强文件的日常管理，为立卷归档工作尊定基础。

（六）、卷内文件的排列与编目

（七）、案卷的排列与编目

二、立卷-------传统整理方法

（一）立卷基础

1、立卷的含义

将办理完毕具有保存价值的文件材料科立卷

2、立卷特征

就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据，即按文件特征分类和组卷。

（二）立卷环节的选择

1、部门立卷

2、文件处理部门与机关档案室结合立卷

有组织型、分工型、兼执型三种基本类型

（三）立卷的准备工作

全宗内档案的分类：

1，分类的基本要求

分类应遵循的基本要求

（三）纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

1、修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件进行修整。

2、装订

永久保管的归档文件，宜采用线装法装订，文件较厚的使用“三孔一线”装订

3、编页

纸质归档文件一般应以件未单位编制页码。

4、装盒

将归档文件按件号转入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目。

（1）装盒要求

（2）填写相关内容

5、排架

2.分类

分类方法：年度分类法

机构/问题分类法

保管期限分类法

分类分案：

1）年度-机构（问题）--保管期限（例1、例2）

2）年度——保管期限--机构（问题）（例3、例4）

3）年度--保管期限（例5 ）

3.归档文件的排列

是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

4.归档文件的编号

第三部分    归档文件整理

含义：就是将处于零乱的和需要进一步条理化的归档文件，进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化的过程。

整理方法

传统整理方法--立卷

新的整理方法--组件

“件”--归档文件的整理单位

内文件排序、正本在前，定稿在后

正文在前，附件在后

原件在前，复制件在后

转发文在前，被转发文在后

中文在前，外交在后

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后

”件“内文件排序

正本在前，定稿在后

正文在前，附件在后

原件在前，复制件在后

转发文在前，被转发文在后

中文在前，外文在后

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后

2、不归档范围

归档时间：每年6月之前

（四）归档工作内容和步骤

1、编制移交有关目录

2、撰写立卷说明或组件说明

3、办理移交与归档手续

归档工作中档案室的职责：5类

（三）档号的编制方法

档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。

1、全宗号

2、案卷目录号

3、类别号

4、项目号

5、案卷号

6、年度

7、保管期限

8、组织机构或问题

9、件号

10、页（张）号

（三）分类方案的编制

1、机关全宗分类方案的编制

分类对象：本单位形成的全部档案

分类方法

2、企业全宗分类方案的编制

四、档号和目录的编制

（一）档号编制原则

档号的编制原则：

1、唯一性原则

2、合理性原则

3、稳定性原则

4、扩充性原则

5、简单性原则

（四）全宗的补充形式

1、联合全宗

2、汇集全宗（全宗汇集）

3、档案汇集

（五）判定档案所属全宗

关键是确定档案的形成者。

1、立档单位的发文

2、立档单位的收文

3、立档单位的内部文件

三、全宗内档案的分类

1）分类的基本要求

分类应遵循的基本要求：

1、客观性

2、逻辑性

3、可操作性

（二）分类方法

1、年度分类

2、组织机构分类法

3、问题分类法

（三）立档单位变化对全宗划分的影响

1、政权更的全宗处理

2、立档单位职能发生根本性变化的全宗处理

1）新设立一个机关。

2）撤销一个独立的机关。

3）几个立档单位合并或兼并。

4）立档单位分立。

5）内设机构独立或并入。

3、立档单位其他变化情况的全宗处理

（三）档案整理的原则

1、保持文件之间的历史联系：

文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系。

2、充分利用原有的整理基础

3、便于档案的保管和利用

是档案整理工作的出发点和根本目的。如保持文件联系与便于保管利用发生了矛盾，应首先考虑档案保管和利用的方便。

档案整理：

一、档案整理的类型

1、系统排列和编目

2、局部调整

3、全过程整理

二、档案整理的内容和步骤档案整理的内容

系统化      编目

系统化是编目的基础，编目是系统化的体现

档案整理工作的主要步骤有：

1、区分全宗。

2、全宗内档案的分类。

3、立卷（组件）

4、案卷（件）的排列。

5、档号编制。

6、案卷目录（归档文件目录）编制。

（编制件号、卷内文件目录，填写封面、备考表等）

档案号的编制方法：

全宗号

案卷目录号

类别号

项目号

案卷号

年度

保管期限

组织机构或问题

件号

页张号

档号的编制原则：

唯一性

合理性

稳定性

扩充性

简单性